Entreprendre rime souvent avec organisation. 📆 Il en existe des entrepreneurs qui y vont “au feeling”, mais la plupart du temps, et surtout lorsqu’on débute : on a besoin d’une organisation en béton. 👊🏻

J’y suis passée, j’ai testé des tas d’outils d’organisation ces derniers mois et il y en a certains qui ont été plus utiles que d’autres ! Il faut dire qu’une organisation c’est propre à chacun, mon but ici n’est pas de te dire quoi utiliser mais plutôt de te proposer une liste d’outils selon tes besoins ! À toi de faire ton choix et de tester 😊

Spoiler alert : ces outils sont tous similaires, forcément ! On parle ici d’organisation donc ils visent tous à créer des listes en tout genre. Ça n’empêche que le design et le nombre de possibilité peut te faire pencher pour l’un plutôt que pour l’autre.

Mesurer son degré d’organisation

Avant de choisir un outil, il faut te poser une question : à quel point ai-je besoin d’être organisé ? 🛠

Certains entrepreneurs ont simplement besoin d’un bloc notes qu’ils pourront emmener partout avec eux, d’autres ont besoin d’un outil digital complet avec une liste de process, des dates butoirs, des rappels par mail… etc. 📱 Selon tes projets, si tu travailles en équipe, l’organisation sera plus ou moins différente alors réfléchis-y !

Fais-toi une liste des choses dont tu as besoin et pose toi la question : pourquoi ai-je besoin d’organisation ? Est-ce parce-que j’oublie constamment de faire une tâche en particulier ? Est-ce parce-que j’ai besoin d’avoir une date butoir pour aller au bout des choses ?

Les outils d’organisation pour entrepreneurs

Trello : mon premier outil d’organisation

Ah Trello ! C’est un outil que j’ai utilisé pendant très longtemps ! 💛 Pour gérer tes différents projets en équipe de façon visuelle, Trello est super ! Chaque tableau peut correspondre à une tâche, à un client, à un objectif : tu t’organises comme tu veux. 🙌🏻 Dans mon cas, je l’utilisais pour mon blog et j’avais 3 tableaux : mes objectifs de l’année (avec différentes cartes : blog, newsletter, réseaux sociaux), mes idées d’articles et mon calendrier éditorial par trimestre. 📝

Trello est un outil d’organisation que j’ai particulièrement apprécié car il a été le premier que j’ai réellement compris et utilisé à 100%. C’est très modulable, on peut déplacer les étiquettes facilement, ajouter des couleurs, un fond d’écran sympa. 🎨 L’outil est très visuel et fonctionne comme des poupées russes : on ouvre un tableau : on trouve des cartes, on ouvre une carte : on trouve des listes. Je ne vous le recommande pas si votre envie principale est de simplement faire des listes car Trello va plus loin que ça !

Trello te conviendra si :

• Tu as la patience de découvrir un outil
• Tu travailles en équipe (ou seul, ça marche aussi)
• Tu as besoin d’une organisation visuelle
• Tu as besoin de pouvoir effacer/déplacer facilement tes tâches

L’Agenda papier : une valeur sûre 

Selon moi, l’agenda papier reste un outil très utile pour l’organisation d’un entrepreneur ! 📒 Pour les plus créatifs, le bullet journal sera idéal puisqu’il lie votre aspect créatif et votre organisation quotidienne. L’Agenda papier permet souvent d’aller à l’essentiel, on y trouve généralement un calendrier mensuel puis un planning à la semaine. Pour planifier ses rendez-vous ou ajouter quelques notes, c’est suffisant. 🗒

Celui qui va un peu plus loin en terme d’organisation, c’est le bullet journal ! On peut personnaliser selon ses envies et ses besoins en ajoutant pourquoi pas un tracker pour suivre l’évolution d’un projet, un encart avec un récapitulatif des dépenses… etc. ✏️ Le bullet journal te permet de te créer ta propre organisation sur mesure.

L’Agenda papier te conviendra si :

• Tu as des besoins simples : liste, calendrier
• Tu n’as pas peur de l’oublier chez toi quand tu sors
• Tu as besoin d’écrire pour assimiler
• Tu ne comprends généralement rien aux outils digitaux

Focus To Do : pour mesurer ton organisation

Un des derniers outils d’organisation en date que j’ai testé ! J’ai découvert l’application Focus To Do lors de mes recherches sur la méthode Pomodoro et j’ai beaucoup apprécié l’utiliser ! 🤓 On peut créer différents projets et y ajouter une liste de tâches à faire. Jusqu’ici rien de nouveau mais ce que j’aime c’est qu’on peut assigner un temps (calculé sur le principe du Pomodoro) à chaque tâche. Quand on fait ça pour toutes les tâches et tous les projets, on est capable de visualiser le temps qu’on va passer sur chaque projet ! ⏰

Si vous débuter dans votre activité, ça peut être un bon moyen de savoir combien de temps vous prend chaque tâche. Le temps passé est intéressant à calculer pour pouvoir fixer tes tarifs en tant qu’entrepreneur par exemple. Si par exemple tu es créatrice de contenus et qu’une vidéo te prend entre 4 et 5h, tu auras plus de facilité à connaître combien facturer au minimum.

Même si j’ai aimé cet outil d’organisation, j’ai arrêté de l’utiliser car il me manquait des fonctionnalités. Focus To Do est disponible uniquement en application et le design n’est pas incroyable (ça joue beaucoup sur ma motivation personnellement).

Focus To Do te conviendra si :

• Tu as besoin de mesurer le temps passé sur un projet/une tâche
• Tu as de petits projets à gérer sur le cours terme
• Tu n’accordes pas beaucoup d’intérêt au design de l’outil
• Tu n’as besoin de ton planning d’organisation que sur ton téléphone

ClickUp : l’organisation maximale

Dans ma vie d’entrepeneure, je pense que je peux dire que ClickUp a tout changé… 😍 Ça été compliqué au début car l’outil est en anglais et il y a littéralement une tonne de fonctionnalités. Je suis encore en pleine découverte mais j’ai déjà bien compris qu’il me serait d’une grande aide dans la gestion de mes projets !

Si tu es déjà adepte de Trello et que tu as besoin d’un outil qui va encore plus loin, tu ne seras pas dessus par l’organisation que propose ClickUp ! 💯 Tout comme Trello, on retrouve cet effet “poupées russes”. On a des espaces, des dossiers, des listes. Mais ça va encore plus loin car à l’intérieur de tout ça il y a des étiquettes, des colonnes. Et autre petit plus que j’adore : on est notifié par mail quand une date butoir arrive.

ClickUp te conviendra si :

• Avoir un outil en anglais ne te dérange pas
• Tu aimes avoir une organisation millimétrée
• Tu utilises déjà Trello mais tu as besoin de +

Calendly : pour tes rendez-vous clients

Et enfin dernier outil que j’ai découvert très récemment grâce à Mélanie du blog La Plume Rose : Calendly ! Cet outil n’est pas vraiment un outil d’organisation mais plutôt de prise de rendez-vous. Il te permet de créer un calendrier avec plusieurs prestations à réserver. 📆

Je t’en parle aujourd’hui car je trouve que le système est très bien fait ! Lorsque tu proposes des accompagnements qui peuvent se faire par téléphone ou par vidéo, c’est très pratique puisque tes clients peuvent réserver leur créneau en ligne via ton Calendly. 👩🏻‍💻 C’est un moyen pour tes clients de réserver facilement et pour toi de suivre facilement tes rendez-vous via le calendrier ainsi qu’un rappel par mail. J’ai moi-même créé mon Calendly et je proposerais dans les semaines à venir des accompagnements concernant les réseaux sociaux (et j’ai trop hâte !)

Calendly te conviendra si :

• Tu cherches à simplifier la prise de rendez-vous avec tes clients
• Tu souhaites organiser des réunions de groupe

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